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¿Por qué hacer la transición a cero papel?

KieranLePeron
Kieran Le Peron
8 agosto 2019

En la era digital, aún hay demasiadas empresas que siguen imprimiendo todo: órdenes de compra, órdenes de trabajo, albaranes de entrega, comprobantes, informes escritos, facturas, etc.   La cantidad de información que hay que gestionar es cada vez mayor y hay que reconocer que el papel ya no resulta adecuado. Esto es aún más cierto en el caso de las empresas que tienen que gestionar las actividades de sus equipos desplazados.   Así que, ¿Por qué hacer de su empresa hacer la transición a cero papel?

Mejore su imagen de marca con la transición a cero papel

El primer argumento utilizado es, por lo general, el ecológico. Renunciar al papel es participar en la conservación del medio ambiente. Los árboles se lo agradecerán y sus hijos también. Pero en términos de marketing, puede suponer una importante ventaja para la imagen de marca de su empresa.   Efectivamente, hoy en día el público en general (sus clientes incluidos) está muy sensibilizado con temas como la protección del medio ambiente, el desarrollo sostenible, el comercio justo, etc.   Si publica en su página web, en sus soportes de comunicación (naturalmente, digitales) y en sus firmas de correo electrónico que su empresa contribuye al cuidado del medio ambiente mediante la renuncia al uso del papel, puede que no solo conquiste a los clientes que ya tiene, sino que convenza a nuevos colaboradores.

Aumente su productividad sobre el terreno

Cuando una empresa que dispone de equipos de campo adopta la iniciativa “cero papel”, mejora en gran medida su productividad.   En efecto, muchos técnicos, conductores/repartidores y otros operarios que tienen que desplazarse para realizar su trabajo, aún tienen que hacerlo con varios kilos de partes de trabajo en papel. Partes de trabajo, albaranes de entrega, etc. Todo esto acaba amontonándose en la furgoneta, rompiéndose y dispersándose… Por no hablar de la botella de agua que, sin querer, se puede verter encima.   Piense también en la reducción de costes para su empresa. La digitalización de sus procesos le ayudará a ahorrar considerablemente y con efecto inmediato: ya no tendrá necesidad de comprar toneladas de papel, ni cartuchos de tinta, ni impresoras, ni tendrá pagar gastos de franqueo postal para enviar sus facturas.   Por último, si dota a sus equipos de campo de una aplicación móvil para la gestión de su día a día, su trabajo será más cómodo. Gracias al desarrollo de la tecnología móvil, podrán consultar directamente su agenda en su smartphone o en su tablet, rellenar formularios previamente parametrizados, validar sus órdenes de trabajo y enviar sus informes en tiempo real, conocer el tiempo de desplazamiento entre dos servicios y, de este modo, optimizar sus trayectos (y, por lo tanto, sus gastos de combustible), etc. 

Proteja su flujo de datos

Otra ventaja inmediata que trae consigo la desmaterialización es la protección del flujo de datos entre sus operarios sobre el terreno, su centro de operaciones y sus clientes.   En las empresas que utilizan partes de trabajo en papel, la introducción de datos en los partes de trabajo o en otros informes se hace a mano, bien durante el trabajo o bien después. Y, por lo general, cuando el operario vuelve a su base, entrega sus papeles a una persona encargada de introducirlo todo en el ordenador. Esto puede dar lugar a errores de interpretación, omisiones o contrasentidos que, finalmente, penalizarán la trazabilidad del servicio, la emisión de la factura y la información facilitada al cliente.   Adoptar una solución de de getsión de servicios de campo permite acabar con este tipo de problema. Por ejemplo, el técnico equipado con una solución móvil podrá introducir directamente los datos en un formulario previamente parametrizado, al que puede acceder con su smartphone.   Cada etapa del formulario, o parte de trabajo digital, puede estar protegida, de modo que cada campo debe estar debidamente cumplimentado para poder pasar a la etapa siguiente y, por lo tanto, se garantiza que se dispone de todos los datos necesarios para validar el servicio. Además, la utilización de una App móvil de este tipo permite evitar la doble introducción de datos y, por consiguiente, la pérdida de tiempo y los posibles errores en los datos que hay que volver a transcribir.

Reduzca sus tiempos de facturación

Otra ventaja de la transición a cero papel para la gestión de los servicios de campo es que reduce considerablemente sus tiempos de facturación. En una empresa clásica, los tiempos de preparación de una factura oscilan, de media, entre 3 y 5 semanas, una vez realizado el servicio. Este plazo se debe al tiempo que hay que dedicar a centralizar los partes de trabajo y los comprobantesen versión impresa, introducirlos en el ordenador y, a continuación, asegurarse de que las facturas se envían por correo a los clientes.   Ahora bien, gracias a la desmaterialización de sus procesos, todo el ciclo de servicio se digitaliza, desde su planificación hasta su validación. El técnico proporciona en tiempo real los datos, en cuanto la actividad queda cerrada. La facturación se puede realizar de inmediato y la factura se puede enviar directamente al cliente por correo electrónico, en ese mismo instante. De este modo, los tiempos de facturación se reducen a cero y el cobro también se agiliza considerablemente.

Optimice el espacio de almacenamiento

Otro problema resuelto gracias a la desmaterialización: ¡el almacenamiento! En cualquier empresa el trabajo administrativo es laborioso, pero la consecuencia de ello, cuando tenemos todo en papel, es que los armarios se llenan de carpetas. Actualmente, existen múltiples soluciones para almacenar todos sus documentos en la nube o en servidores externos, con total seguridad. Esto permite recuperar un espacio valioso en sus oficinas.   Además, dejando de lado el espacio libre recuperado, la desmaterialización de sus documentos también le permite reforzar considerablemente la seguridad. Cuando sus datos están guardados y almacenados en la nube, en servidores seguros, permanecen intactos e inaccesibles, a salvo de cualquier incendio que, lamentablemente, pueda sufrir su oficina.

Mejore la satisfacción de sus clientes

Cuando hablamos de transición a cero papel en el ámbito de la gestión de los servicios de campo, también hay un factor ineludible que hay que considerar: ¡el cliente!   Más allá de todas las ventajas explicadas anteriormente, el que estará encantado de asistir a su transformación digital es su cliente.   Efectivamente, para él las ventajas son muchas e inmediatamente visibles.   Con un programa de gestión de servicios de campo, podrá permitirle realizar un seguimiento de la orden de trabajo que ha solicitado. Por ejemplo, una solución como Praxedo, permite al cliente final, a través de un “portal ordenante”, hacer un seguimiento de la realización de la actividad o actuación en tiempo real.   La solución también permite mejorar considerablemente la trazabilidad de las actividades no solo para la empresa que realiza el trabajo, sino también para el cliente. La posibilidad que tiene el técnico, durante el servicio, de tomar fotos geocodificadas y con información de fecha y hora, también permite al cliente comprobar que el trabajo se ha realizado con éxito. De este modo se evita directamente toda una serie de situaciones potencialmente litigiosas. Gracias a las fotos incluidas en el parte de trabajo, podrá demostrar a su cliente que la orden de trabajo se ha llevado a cabo.   El programa de gestión de servicios de campo también le permite transmitir en tiempo real a su cliente los datos sobre la actividad realizada. En cuanto el técnico termina su cometido y valida el fin de la orden de trabajo, todos los datos se envían a su centro operativo. Este, por su parte, puede transmitir de inmediato la información al cliente, adjuntando la factura correspondiente.   A modo de conclusión, Internet se creó en 1990, Apple comercializó su primer smartphone en 2007 y Praxedo ofrece, desde 2005, su solución de gestión de servicios de campo. Son tres excelentes motivos para que su empresa abandone el papel y abordar la transformación digital de sus servicios de campo. Todo son ventajas cuando digitaliza sus procesos: rapidez, productividad, seguridad de la información, facturación agilizada, almacenamiento optimizado y una mayor satisfacción de sus clientes. Y sobre todo, cada vez que su técnico le envíe su informe desde su smartphone o su tablet, ¡estará salvando un árbol!   Así que, ¿a qué espera para empezar?